Semnătura electronică este instrumentul care așează documentele digitale în rândul probelor în instanță, prin faptul că elimină inconvenientele inerente unui document digital nesemnat electronic. Documentele digitale vin cu foarte multe avantaje față de documentele clasice, în sensul că sunt o înșiruire de biți, cărora li se pot adăuga alți biți, având o limită mult mai largă decât o simplă coală de hârtie. Se pot face modificări oricând, sau se poate adăuga conținut mult mai ușor, fără ca acest lucru să se vadă și fără a căpăta un aspect inestetic.

Flexibilitatea sporită a fișierelor digitale poate fi folosită și de persoane neautorizate, fără ca intervenția lor să poată fi depistată. Semnătura digitală tinde să elimine acest neajuns. Ea este defintă de articolul 4, punctul 3, din Legea 455/2001 ca reprezentând ”date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare”.

Dacă semnătura olografă dintr-un document digital poate fi decupată și atașată altui document digital, de o persoană neautorizată, fără ca acest lucru să se poată observa, semnătura electronică este corelată cu documentul pe care e atașată, iar decuparea ei devine un procedeu inutil deoarece poate fi depistată.

Valoarea legală a semnăturii electronice

Pentru a avea valoare legală, semnătura electronică trebuie să fie bazată pe un certicat digital calificat și generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat, adică să fie vorba de o semnătură electronică extinsă. În cazul acesta, documentul pe care e aplicată are valoarea probatorie a unui inscris sub semnătură privată, adică a unui inscris clasic, semnat de mână, fără prezența unui funcționar public investit cu autoritatea statului (notar, spre exemplu).

Semnătura electronică simplă, adică cea care este bazată pe un certificat digital simplu, nu are aceeași valoare probatorie deoarece măsurile de securitate nu sunt atât de solide precum cele ale semnăturii electronice extinse. Are însă o valoare probatorie mai mare decât cea a semnăturii olografe pe un document digital.

Furnizorii de certificate digitale calificate

Certificatele digitale simple sau calificate pot fi luate de la furnizorii acreditați în baza Legii 455/2001. Aceștia furnizează și dispozitivele securizate de generare a semnăturii electronice. Furnizorii din România sunt recunoscuți în țări din Uniunea Europeană, precum Germania, Danemarca, Suedia, Ungaria, Finlanda, Polonia, Letonia, Lituania, Slovenia sau Slovacia.

Cine poate utiliza semnătura electronică

Semnătura electronică poate fi utilizată de persoanele fizice, în nume propriu sau în numele unei persoane juridice. Pentru a putea folosi semnatura electronică, acestea au nevoie de o pereche funcțională alcătuită dintr-o cheie publică și o cheie privată primită de la un furnizor de certificate digitale.

Ea poate fi aplicată pe documente digitale obținute cu ajutorul diferitelor programe informatice precum:

  • editoarele de texte (Microsoft Word, de exemplu);

  • aplicațiile de calcul tabelar (Microsoft Excel);

  • aplicațiile care operează cu editarea fotografiilor;

  • programele de evidență contabilă etc.

Avantajele folosirii semnăturii electronice

Semnătura electronică asigură o mai bună comunicare între angajații unei firme și alte firme sau alți colaboratori prin faptul că este mai rapidă și mai securizată. Atunci când semnătura electonică e aplicată pe un document digital, orice modificare a documentului respectiv este vizibilă. De asemenea, dacă e aplicată, se poate ști data la care a fost semnat un document anume. În relația cu autoritățile statului, uneori, este absolut necesară semnătura electronică. În lipsa acesteia, firma este nevoită să își trimită angajații să depună documentele la ANAF, Registrul Comerțului, autoritățile locale etc.

Costurile unei firme care utilizează semnătura digitală sunt mai mici pentru că nu se mai cheltuiesc bani cu imprimarea documentelor pentru a putea fi semnate olograf, lucru care duce și la o economie de timp. Documentele digitale pot fi arhivate mai ușor, realizându-se astfel o economie de spațiu.

Conform prevederilor legale, în relaţia cu instituţiile statului pot fi utilizate certificatele digitale calificate.
Instituții care acceptă sau cer documente semnate electronic:
  • ANAF (Agenţia Naţională de Administrare Fiscală)
  • ONRC (Oficiul Naţional al Registrului Comerţului)
  • ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă)
  • CNAS (Casa Naţională de Asigurări de Sănătate)
  • CNVM (Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare)
  • Depozitarul Central
  • Monitorul Oficial
De exemplu la ANAF se pot depune online cu ajutorul semnăturii electronice (semnăturii digitale) declarațiile 100, 112 (declarația unică), 392A, 392B, 200, 101, 104, 106, 120, 130, 204, 205, 208, 220, 223, 230, 300, 301, 390 VIES, 393, 394, 401, 600, 710.
De asemenea autorităţile contractante din cadrul SEAP (Sistemului Electronic de Achiziţii Publice) utilizează semnătura electronică pentru semnarea şi transmiterea electronică a documentelor.
Semnătura electronică se mai poate utiliza și pentru transmiterea raportărilor către CSSP (Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private).
In cadrul departamentelor unei companii sau instituții se poate transmite corespondenţa cu valoare legală şi se pot implementa fluxuri de documente folosind certificate digitale calificate.
Lista furnizorilor acreditați de servicii de certificare:
  • CertSign
  • DigiSign
  • Trans Sped
  • Alfatrust Certification
  • Centrul de Calcul

semnatura electronica

Informațiile necesare acestui articole au fost preluate de pe siteul
 www.certsign.ro 
de la pagina
www.certsign.ro/certsign/produse/semnatura_electronica

Autor: Marius Apetrei, articolul original se găsește la adresa
www.apetrei.info/ce-este-semnatura-electronica/
La acestă pagină puteți comenta sau pune întrebări despre semnătura electronică extinsă, certificat digital calificat etc.